Als startend coach, therapeut of psycholoog ben je waarschijnlijk enthousiast bezig met het opzetten en draaien van je eigen praktijk. Je bent druk met het werven van cliënten, het opbouwen van je expertise en het regelen van alle praktische zaken. Tussen al dat harde werk door wil je wel eens op vakantie. Maar hoe moet dat met je praktijk? Hoe regel je alles zodat jij met een gerust hart op vakantie kunt?
Plan je vakantie ruim van tevoren
Het plannen van je vakantie als startend professional vergt wat extra aandacht. Het is belangrijk om goed na te denken over wanneer en hoe lang je op vakantie wilt. Zorg ervoor dat je je vakantie ruim van tevoren plant, zodat je voldoende tijd hebt om je cliënten en andere betrokkenen op de hoogte te stellen. Als je ruim van tevoren weet wanneer je op vakantie gaat kun je je agenda leeghouden in die weken en je cliënten zoveel mogelijk voor en kort na je vakantie inplannen.
Houdt ook rekening met eventuele piekperiodes in je praktijk en vermijdt het plannen van je vakantie op momenten waarop veel cliënten juist extra ondersteuning nodig hebben.
Licht je cliënten op tijd in
Laat je cliënten ruim van tevoren weten dat je op vakantie gaat en hoe lang je afwezig zult zijn. Stuur ze een persoonlijke e-mail of plaats een aankondiging op je website en sociale media. Geef duidelijke instructies over wat ze kunnen verwachten tijdens je afwezigheid en wie ze kunnen benaderen in geval van nood.
Zorg voor een vangnet voor je cliënten
Bied alternatieve ondersteuning: Hoewel je afwezig bent, is het belangrijk om je cliënten het gevoel te geven dat ze nog steeds worden ondersteund of dat er een vorm van continuïteit plaatsvindt. Overweeg het aanbieden van alternatieve vormen van ondersteuning, zoals een telefoonnummer van een collega waarop ze kunnen bellen in geval van dringende vragen of problemen. Vertel je cliënten dat ze altijd bij hun eigen huisarts terecht kunnen bij nood.
Stel duidelijke richtlijnen op over wanneer en hoe je beschikbaar bent tijdens je afwezigheid. Vertel ze bijvoorbeeld dat ze je een mail kunnen sturen en dat je de eerste dag na je vakantie deze mail beantwoord. Je kunt ervoor kiezen om hier een soort van selectie in te maken bij cliënten waarbij heftiger problematiek speelt. Heb ook vertrouwen in je cliënt, en straal dit ook uit. Hoe beter jij overbrengt dat je er alle vertrouwen in hebt dat ze het zonder je redden, hoe waarschijnlijker het is dat het gewoon prima gaat.
Automatiseer waar mogelijk
Maak gebruik van technologie en automatisering om bepaalde taken tijdens je afwezigheid te stroomlijnen. Denk aan het instellen van automatische e-mailresponders met informatie over je afwezigheid, het gebruik van online afsprakensystemen waar cliënten zelf afspraken kunnen maken, en het voorzien van zelfhulpmiddelen of online bronnen die je cliënten kunnen raadplegen tijdens je vakantie. Denk bijvoorbeeld aan informatieve brochures, oefeningen, zelfhulpbronnen of online programma's die ze kunnen doen en gebruiken in de weken dat je er niet bent. Dit zorgt ervoor dat ze toegang hebben tot relevante informatie en tools tijdens je afwezigheid.
Rekening houden met cliënten die extra zorg vragen
Het kan voorkomen dat je cliënten hebt die extra zorg en aandacht nodig hebben. Denk bijvoorbeeld aan cliënten met een acute crisis of cliënten die afhankelijk zijn van regelmatige sessies. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden bij het plannen van je vakantie. Communiceer duidelijk met deze cliënten over je afwezigheid en zorg voor een passende oplossing, zoals het doorverwijzen naar een collega of het bieden van alternatieve ondersteuning tijdens je afwezigheid. Afhankelijk van de klachten van de cliënt zou het volgen van een alternatief programma in de vorm van huiswerkopdrachten een oplossing kunnen zijn. Per week of per dag kun je een oefening meegeven als huiswerk als onderdeel van je behandelprogramma. Zo geef je de cliënt het gevoel dat de behandeling niet stil staat maar dat hij deze tijd ook nuttig kan besteden in het kader van de behandeling.
Stel een noodplan op: Zorg ervoor dat je een goed noodplan hebt in geval van onverwachte situaties tijdens je afwezigheid. Stel duidelijke richtlijnen op voor noodgevallen en dringende situaties. Zorg ervoor dat je cliënt weet wie hij kan bellen in geval van een crisis. Bespreek met je cliënt dat dit alleen in geval van nood is en laat de cliënt de andere dingen waar hij tegenaan loopt opschrijven zodat je dit met hem kunt bespreken als je hem weer ziet.
Hoe regel je je inkomsten tijdens vakantie?
Als zelfstandig professional is het belangrijk om na te denken over je inkomen tijdens je vakantieperiode. Anders dan wanneer je in loondienst werkt heb je als zelfstandig ondernemer geen vakantiebonus of loon dat automatisch wordt overgemaakt, ook als je op vakantie bent. Eigenlijk mis je ongeveer een maand aan inkomsten per jaar.
Overweeg om een financiële buffer op te bouwen, zodat je het gat op kunt vullen van inkomsten die je misloopt tijdens je vakantie. Je kunt jezelf iedere maand 'loon' overmaken zoals je ook bij een werkgever zou krijgen. Stel een automatische overboeking in van je zakelijke rekening naar je privérekening. Zo weet je precies waar je financieel aan toe bent en wat je uit kunt geven.
Plan de nieuwe sessies met je cliënten handig in zodat je na je vakantie direct weer aan de slag kunt en zo een inkomstenstroom op gang houdt. Anders kan het gebeuren dat je de eerste weken na je vakantie een gat hebt in je agenda waarin je geen cliënten ziet, dat gaat natuurlijk ook geld kosten.
Hoe zorg je ervoor dat je ook écht ontspant tijdens vakantie?
Het is belangrijk om tijdens je vakantie echt te kunnen ontspannen en los te komen van je werk. Neem de tijd om goed te rusten, te genieten van nieuwe ervaringen en je batterijen op te laden. Dit begint al in de aanloop naar je vakantie toe. Zorg ervoor dat je je werkgerelateerde taken goed afrondt voordat je met vakantie gaat. Schakel ook je e-mail en werktelefoon uit, zodat je niet continu gestoord wordt.
Evalueren en verbeteren
Na je vakantie is het belangrijk om te evalueren hoe de alles is verlopen tijdens je afwezigheid. Vraag feedback aan je cliënten over hun ervaringen en leer van eventuele uitdagingen of problemen. Gebruik deze inzichten om je processen en communicatie verder te verbeteren voor toekomstige vakanties.
Conclusie
Er zijn verschillende zaken waar je aan moet denken wanneer je praktijk tijdelijk gesloten is. Informeer je cliënten ruim van tevoren over je afwezigheid en communiceer duidelijk wanneer je weer beschikbaar bent. Zorg ervoor dat je eventuele afspraken en reminders in je agenda blokkeert tijdens je vakantieperiode. Zet ook een afwezigheidsmelding op je e-mail en voicemail, zodat cliënten weten dat je niet direct bereikbaar bent. Denk ook aan praktische zaken zoals het regelen van een betrouwbare vervanger en het informeren van andere betrokkenen, zoals verwijzers of collega's.
Klantvriendelijkheid is van groot belang, zelfs wanneer je als praktijkhouder op vakantie bent. Door alternatieve ondersteuning aan te bieden, gebruik te maken van technologie, duidelijke communicatie te waarborgen en te blijven streven naar verbetering, kun je ervoor zorgen dat je cliënten zich gewaardeerd en goed ondersteund voelen, zelfs tijdens je afwezigheid.
Alternatief voor sluiten van je praktijk: een praktijkwaarnemer
Bovenstaande richt zich op het tijdelijk sluiten van een praktijk i.v.m. vakantie, maar dat hoeft natuurlijk niet. Je kunt er ook voor kiezen om je praktijk tijdelijk te laten overnemen door een praktijkwaarnemer. Hieronder de voor- en nadelen op een rij.
Als drukbezette praktijkhouder kan het soms lastig zijn om tijd vrij te maken voor een welverdiende vakantie. Zeker wanneer je langer dan een week of twee weg wilt gaan. Je kunt er voor kiezen om een praktijkwaarnemer in te huren, iemand die tijdelijk jouw taken en verantwoordelijkheden overneemt. Niet alleen handig wanneer je misschien wat langer op vakantie wilt, maar ook bij een zwangerschapsverlof. Hieronder bespreken we de voor- en nadelen van het inschakelen van een praktijkwaarnemer, zodat je een weloverwogen beslissing kunt nemen.
Voordelen van een Praktijkwaarnemer:
Continuïteit van zorg: Door een praktijkwaarnemer in te schakelen, zorg je ervoor dat je cliënten de zorg en ondersteuning krijgen die ze nodig hebben, zelfs wanneer jij op vakantie bent. Dit biedt gemoedsrust, wetende dat je praktijk in goede handen is. Een praktijkwaarnemer werkt vaak een langere periode in jouw praktijk, dit zorgt ervoor dat je cliënten de tijd hebben om een vertrouwensband met je waarnemer op te bouwen.
Flexibiliteit en vrijheid: Het inhuren van een praktijkwaarnemer geeft je de vrijheid om te genieten van je vakantie zonder je zorgen te maken over de dagelijkse praktijkvoering. Je kunt ontspannen en je volledig richten op je welverdiende rust, wetende dat er iemand is die de taken en verantwoordelijkheden op zich neemt. Het geeft jouw de mogelijkheid om ook een langere periode weg te gaan.
Mogelijkheid tot groei: Het inschakelen van een praktijkwaarnemer biedt je de mogelijkheid om je praktijk verder te laten groeien. Terwijl de waarnemer voor je praktijk zorgt, kun jij je richten op andere belangrijke aspecten, zoals marketing, netwerken en het uitbreiden van je professionele vaardigheden.
Nadelen van een Praktijkwaarnemer:
Kosten: Het inhuren van een praktijkwaarnemer brengt kosten met zich mee. Dit kan een financiële last zijn, vooral als je praktijk nog in de beginfase zit en de inkomsten beperkt zijn. Het is belangrijk om de kosten af te wegen tegen de voordelen en te bepalen of het binnen je budget past.
Vertrouwen en communicatie: Het is cruciaal om een goede communicatie en vertrouwensband op te bouwen met de praktijkwaarnemer. Het is essentieel dat de waarnemer begrijpt hoe je praktijk werkt, welke behandelmethoden je hanteert en welke specifieke wensen en eisen je hebt. Een goede afstemming en duidelijke communicatie zijn van groot belang om de continuïteit en kwaliteit van zorg te waarborgen. Het is handig als jouw waarnemer dezelfde opleidingsachtergrond heeft zodat deze precies weet welke behandelingen jij doet en dit over kan nemen.
Risico's en verantwoordelijkheden: Het overdragen van je praktijk aan iemand anders brengt bepaalde risico's met zich mee. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de praktijkwaarnemer de juiste kwalificaties en ervaring heeft om je praktijk op een professionele en verantwoordelijke manier te beheren. Daarnaast moet je ervoor zorgen dat alle benodigde verzekeringen en juridische aspecten goed zijn geregeld.
Tot slot
Het inzetten van een praktijkwaarnemer kan een waardevolle oplossing zijn om je praktijk draaiende te houden tijdens je vakantie. Het biedt continuïteit van zorg, flexibiliteit en de mogelijkheid tot groei. Echter, het brengt ook kosten, verantwoordelijkheden en risico's met zich mee die zorgvuldige afweging vereisen.
Om te beslissen of het inzetten van een praktijkwaarnemer de juiste keuze is voor jouw praktijk, is het belangrijk om je specifieke situatie, behoeften en budget te evalueren. Bespreek je opties met collega's, professionals uit het vakgebied en eventueel juridisch adviseurs om een weloverwogen beslissing te nemen.
Zorg ervoor dat je de tijd neemt om een betrouwbare en gekwalificeerde praktijkwaarnemer te vinden. Maak duidelijke afspraken en stel een overeenkomst op waarin alle verwachtingen en verantwoordelijkheden worden vastgelegd. Op deze manier kun je met een gerust hart van je vakantie genieten, wetende dat je praktijk in goede handen is.
Zorg voor een goede overdracht: Als je een praktijkwaarnemer hebt ingeschakeld, zorg er dan voor dat je een gedegen overdracht doet voordat je vertrekt. Bespreek belangrijke details over lopende cliëntdossiers, behandelplannen en andere relevante informatie. Geef duidelijke instructies over hoe ze jouw cliënten kunnen ondersteunen en wie ze kunnen benaderen voor vragen.
Zorg ervoor dat de waarnemer weet hoe te handelen bij crisissituaties en dat de benodigde contactgegevens van relevante hulpverleners, zoals huisartsen of crisisdiensten binnen handbereik zijn.
We hopen dat deze informatie je al flink op weg helpt om je praktijk zo goed mogelijk te organiseren wanneer jij op vakantie bent.
Fijne vakantie namens het team van Praktijkzaken!
Meer weten over alles wat er komt kijken bij het opbouwen en onderhouden van een praktijk? Meld je aan voor de cursus 'Praktijkzaken Basics' waarin je stap voor stap leert om je praktijk goed op te zetten (zodat je zelf het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden).
